Réinventer le bureau sans forcer le retour

Par Véronique Boisjoly, directrice générale à iX.
Elle s’intéresse à la gouvernance, la collaboration et la prospective.

Pendant longtemps, le bureau était un territoire presque privé. Un espace associé à une équipe, à une culture, à des rituels bien définis. On y venait tous les jours. On y croisait toujours les mêmes visages. Il incarnait l’entreprise. Puis la pandémie est arrivée.

À iX, on en a profité, avec Kabane, nos colocs de longue date, pour aménager de nouveaux espaces sur la rue St-Jean et devenir propriétaire du lieu. On a tout préparé pour que les gens puissent réintégrer la vie de bureau quand les mesures pandémiques le permettraient. On s’imaginait que les gens viendraient moins souvent, mais on n’avait pas imaginé à quel point ce serait si peu souvent.

Depuis le retour à la vie «normale», si je compte sur mes dix doigts le nombre de fois où les espaces d’iX ont été bondés de collègues, je n’exagère pas. Ces journées pleines correspondent presque uniquement à des moments spéciaux : une activité d’équipe, un shooting photo, un atelier stratégique. Une année, nous avons même organisé notre party de Noël au bureau «pour faire changement».

Il y a des collègues qui nous ont reproché de ne pas avoir imposé une présence «forcée» au bureau, tandis que d’autres nous ont bien fait comprendre que le télétravail était non négociable.

Tout ça pour dire qu’après la pandémie, le bureau n’était plus le centre de nos activités, mais qu’une option parmi d’autres. S’inviter chez des collègues, travailler à partir du chalet ou d’un café, se fixer des rendez-vous ponctuels au bureau, rester en mou à la maison. Autant de choix que de collègues.

Graduellement, on a commencé à considérer l’espace autrement. Plutôt que de voir des postes vacants, nous avons vu du potentiel. Nous avons invité d’autres entreprises à profiter de nos magnifiques bureaux de la rue St-Jean.

Ce qui était un lieu à usage quasi exclusif s’est transformé en tiers-lieu, un espace entre le domicile et l’entreprise classique, un endroit de passage, de rencontre, de respiration. En cinq ans, le bureau a trouvé une nouvelle âme.

Pour certaines entreprises qui gravitent autour du 196 rue St-Jean, c’est un bureau au rez-de-chaussée de l’appartement. Un pied-à-terre à Québec. Pour d’autres, c’est un point de convergence quatre jours par semaine. Pour certains, c’est une salle de conférence tous les lundis matins. Pour moi, c’est un lieu où je reçois nos clients qui choisissent de se déplacer pour ce contact humain si précieux en début de mandat, quand la relation de collaboration est à bâtir.

On y voit maintenant des gens s’installer de plein gré pour couper la monotonie du télétravail. D’autres y travaillent quelques heures en attendant leur voiture à l’entretien. Des conversations se croisent. Des expertises se frôlent. Nous avons transformé un des deux bureaux fermés en espace à partager pour que tout le monde puisse y tenir des rencontres privées sans déranger celles et ceux qui travaillent dans l’aire ouverte.

Et récemment, nous avons commencé à organiser des rencontres entre « colocs » pour mieux nous connaître, comprendre nos champs d’expertise respectifs et peut-être faire émerger des collaborations. Le bureau n’est plus seulement un lieu de consolidation d’équipe interne. Notre bureau est devenu un écosystème à partager.

Certaines entreprises forcent un retour au bureau quelques jours par semaine. Nous avons choisi une autre voie : laisser à chacun·e la responsabilité de travailler de l’endroit où il ou elle se sent le mieux.

Pour cent pour cent de nos développeurs, cela signifie rester à la maison avec leurs multi-écrans, hors trafic, au nom de la concentration profonde. Pour d’autres personnes dans l’équipe, il y a plus de nuances. L’ajout de nouveaux colocs est devenu notre compromis. Une façon d’amener un peu plus de vie pour celles et ceux qui réclamaient plus de présence, en préservant le respect des préférences individuelles.

Bien sûr, ce n’est pas la même forme de cohésion qu’avant, mais peut-être est-ce une cohésion plus large? Le bureau n’est plus un espace privé à remplir. C’est devenu un écosystème à faire vivre. On ne dit pas que nous avons «la solution», mais pour le moment on aime cette formule «agile».

Hâte de voir comment tout ça aura évolué dans un autre cinq ans. Je vous promets un nouveau bilan si je suis toujours là pour en témoigner.

Une agence spécialisée en image de marque, publicité, marketing numérique et en performance médias. Elle accompagne les organisations dans l’acquisition, l’optimisation et la conversion de leurs audiences grâce à des stratégies mesurables et orientées résultats.
Colocs depuis 2010, sur Charest d’abord et maintenant au 196 rue St-Jean, nous avons aussi un associé en commun. Cette proximité nourrit, depuis plus de 15 ans, des collaborations naturelles et complémentaires entre nos expertises.

Un cabinet spécialisé en communications stratégiques, en gestion de crise, en acceptabilité sociale et en formation sur mesure. Le cabinet accompagne organisations et dirigeant·es pour accroître leur impact, renforcer leur crédibilité, solidifier leur leadership et protéger leur réputation.

Parallèle est un collectif québécois spécialisé en branding et en communication stratégique. L’équipe accompagne les organisations dans la définition, la création et le déploiement de marques fortes, cohérentes et distinctives, orientées vers l’impact et la performance.

Cette entreprise aide les organisations à développer leur marque citoyenne, c’est‑à‑dire, le lien fort avec leur communauté, pour susciter confiance, fierté et sentiment d’appartenance. Elle vise à en faire des marques d’influence dans leur domaine, renforçant la marque corporative, la marque employeur et l’attractivité auprès des clients, talents et partenaires.

Réunia aide les organisations à mieux tirer parti de leurs propriétés et sous‑propriétés en matière de commandite. Le service les accompagne pour structurer et présenter leur offre, rechercher des marques partenaires et négocier des alliances de marques, afin d’augmenter la valeur et les retombées financières de leurs droits d’association.

Emma est une jeune entreprise qui propose des solutions d’assurance vie accessibles en ligne. La plateforme permet d’obtenir une soumission rapidement et de choisir une couverture adaptée à sa situation, avec un processus simplifié et majoritairement numérique.

Une plateforme de réservation inversée en hébergement touristique.
Les voyageurs soumettent une demande unique et reçoivent des offres personnalisées. Les établissements accèdent à des demandes qualifiées, créent des propositions sur mesure (assistées par l’IA) et reprennent le contrôle de la relation client grâce à la réservation directe.